Gmailで大量の受信メールを整理する方法

コンピュータ
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Gmailのアーカイブ機能の紹介です。
最近とある若者(T君)がGmailの受信トレイが一杯で未読のメールが見つからないとお困りでした。
実際にGmailの受信トレイを見るとメールが数ページにわたり表示されており、未読が1件と表示されていました。
何故そんなにメールをためているか聞いてみると、私の質問の意味がわからないという顔をされました。

T.Gmailで未読メールが探せません。

84.どれ、受信トレイをみせてごらん

T.こんな感じに既読メールに埋もれて探せないんですよ。

84.どうしてそんなに既読メールをためておくの?

T.(はぁ?なにをいっているか意味不明)

そう、お困りの彼はアーカイブ機能を知らなかったのです。
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アーカイブ機能

箱に下矢印のアイコンがアーカイブ実行ボタンです。

受信したメールでアーカイブ機能を実行すると、メールが受信トレイに表示されなくなります。
これは削除とは違い、表示されなくなるだけでメールは保存されていますので検索するとメールが見つかります。

活用方法

受信したメールの用件が完了(返信)したらアーカイブします。
未完の場合は既読のままにしておきます。
このようにしておくと受信トレイに残っているメールは、これから処理予定のメールのみが残るようになり、受信トレイがTODO的な役割になります。

まとめ

仕事でメールを使っていると、「受信メール」=「仕事の案件」という図式になり、受信トレイが一杯な状態は机の上が仕事の資料で山積み状態を想像してしまいます。用件の済んだメールはアーカイブして、きれいさっぱり忘れてしまいましょう。思い出す場合は検索すればいいわけです。メールは迅速に処理して受信トレイはいつも空の状態なのが私のGmailの使い方です。

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